Zo optimaliseert Zalando hun indirecte procurement met Unite

Zalando beschikte aanvankelijk niet over een inkoopafdeling waardoor kantoorbenodigdheden, hardware, software en bedrijfs- en magazijnsuitrusting doorgaans individueel werden ingekocht bij webwinkels of leveranciers naar keuze, zonder enige controle van bovenaf. Verschillende inkoopprocessen moesten dus centraal worden gebundeld om kosten te besparen, meer transparantie te bereiken en om opnieuw grip te krijgen op de uitgaven. Het doel was daarom een digitale oplossing vinden die niet alleen de inkoop kon structureren en processen systematisch optimaliseren, maar die ook compliant en schaalbaar was gezien de snelle internationale groei van het bedrijf.

Oplossing

Aangezien sommige werknemers al eens bij Mercateo hadden besteld, werden hun verschillende accounts ondergebracht onder één account en werden verschillende inkoopstromen ook samengevoegd. Met de implementatie van de functie Gebruikersbeheer en het nieuw ingevoerde digitale goedkeuringsproces, had Zalando opnieuw een overzicht over de uitgaven en controle over wie wat bestelt in het bedrijf. Vanaf dat moment waren gestandaardiseerde processen en transparante inkoop een feit. De volgende stap kwam in 2016: de integratie in Zalando’s eigen ERP-systeem. Het bedrijf heeft Coupa geïmplementeerd als inkoopoplossing en Mercateo via een cXML-interface als punch-out gekoppeld. Daarnaast worden facturen elektronisch verstuurd (e-invoicing) en profiteert het bedrijf ook van de internationale aanwezigheid van Mercateo in 12 Europese landen, zodat deze uniforme inkoopoplossing eenvoudig kan worden gebruikt voor alle internationale vestigingen van Zalando.

Voordelen

Dankzij de samenwerking met Mercateo heeft Zalando hun decentrale inkoopstructuren kunnen verenigen, met gestandaardiseerde processen en transparantie als resultaat. Het bedrijf heeft eenvoudig toegang tot meer dan 100 miljoen artikelen in heel Europa en dat met slechts één crediteur, Mercateo. Sebastian Jacques is bijzonder enthousiast over de betrouwbaarheid en de veiligheid van het leveranciersbeheer van Mercateo aangezien alle toeleveranciers vooraf geverifieerd zijn en de Code of Conduct moeten ondertekenen: “Met Mercateo krijgen wij bestellingen die voor 100 procent aan de regels voldoen.” Ook het internationale gebruik neemt toe. Sinds 2020 wordt Mercateo door Zalando gebruikt in vijf landen, waarmee meer dan 90 procent van alle vestigingen in hun behoefte wordt voorzien. Zalando is actief in verschillende landen naast Duitsland, waaronder Nederland, Italië, Ierland en Polen, en een uitbreiding naar andere markten staat op de planning. De onboarding op nieuwe locaties verloopt ook zo vlot dat er zelfs geen extra gebruikerstraining nodig is. “De interface van Mercateo is intuïtief en gebruiksvriendelijk,” zegt Sebastian Jacques.