Hoe Zalando met Mercateo zijn indirecte inkoop optimaliseert

Zalando beschikte aanvankelijk niet over een inkoopafdeling en kocht kantoorbenodigdheden, hardware en software alsook bedrijfs- en magazijnuitrusting individueel in. Dit gebeurde dus meestal analoog en het proces was niet centraal gecoördineerd. De webwinkel stond voor de uitdaging om de vele inkoopprocessen centraal te bundelen om van besparingen te kunnen profiteren en controle en transparantie over de directe inkoop te krijgen. Het doel was daarom om een digitale oplossing te vinden die de inkoop kon structureren, de processen systematisch zou optimaliseren en tegelijk aan hoge compliance-normen zou voldoen. Het bedrijf groeide snel en had ook een oplossing nodig die internationaal zou werken en flexibel mee zou groeien.

Oplossing

Sommige werknemers hadden al eens bij Mercateo besteld. De vele accounts werden één account. Parallelle aanbestedingsstromen werden samengevoegd. Gebruikersbeheer en het digitale goedkeuringsproces brachten het overzicht en de controle over wie wat bestelt in het bedrijf. Vanaf dat moment waren er gestandaardiseerde processen en transparantie bij de inkoop. De volgende stap kwam in 2016: de integratie in Zalando’s eigen ERP-systeem. De webwinkel heeft Coupa als inkoopoplossing geïnstalleerd en Mercateo via een cXML-interface als PunchOut-oplossing gekoppeld. Facturen worden verzonden via e-invoicing. En hoe zit het met de internationale beschikbaarheid? Mercateo heeft marktplaatsen in 14 Europese landen, waardoor Zalando gebruik kan maken van een uniforme inkoopoplossing voor al de internationale vestigingen van het bedrijf.

Gebruiken

Zalando heeft met Mercateo zijn decentrale inkoopstructuren verenigd en gestandaardiseerde processen en transparantie gecreëerd. De webwinkel heeft toegang tot meer dan 100 miljoen artikelen in heel Europa en gebruikt alleen Mercateo als crediteur. Sebastian Jacques is bijzonder enthousiast over de betrouwbaarheid en de veiligheid van het leveranciersbeheer van Mercateo. Alle toeleveranciers worden door Mercateo gecontroleerd en zijn er toe verplicht om zich aan de “code of conduct” te houden: “Met Mercateo krijgen wij bestellingen die voor 100 procent aan de regels voldoen.” Ook het internationale gebruik neemt toe. Sinds 2020 gebruikt Zalando Mercateo in vijf landen, waarmee er meer dan 90 procent van alle locaties in behoefte wordt voorzien. Naast talrijke Duitse vestigingen zijn er momenteel ook vestigingen in Polen, Ierland, Italië en Nederland. Een uitbreiding naar andere landen staat al op de planning. De onboarding van nieuwe locaties verloopt soepel, er is geen speciale scholing nodig. “De interface van Mercateo is intuïtief in het gebruik,” zegt Sebastian Jacques.